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9 Juni, 2020

Analysieren & optimieren Sie die Softwareverträge Ihres Hotels, um Kosten zu sparen.

Von Thibault Gence , Co-founder @ Hotelhero

Dramatische Ereignisse erfordern dramatische Veränderungen, und man kann mit Sicherheit sagen, dass unsere Branche niemals den beispiellosen Schaden vergessen wird, den COVID all seinen Interessengruppen zugefügt hat: Hotels (große und kleine), Online-Reisebüros, Technologieanbieter und vor allem den MENSCHEN. 

Aber es geht in diesem Artikel nicht darum, über all die schlimmen Dinge zu sprechen, die diese Krise verursacht hat, sondern einige Tipps zu geben, was Sie als unabhängiger Hotelier, Kettenbetreiber oder Management-Unternehmen tun können, um in dieser Zeit der geringen Nachfrage ein Gleichgewicht zwischen den Technologieanforderungen Ihrer Hotels und Ihren Budgets herzustellen.

Viele werden argumentieren, und sie haben Recht, dass jetzt der beste Zeitpunkt ist, endlich die digitale Transformation Ihres Unternehmens durchzusetzen, indem Sie neue Tools einführen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Abläufe auf der einen Seite reibungsloser zu gestalten und auf der anderen Seite Ihr Gästeerlebnis zu modernisieren.

Nichtsdestotrotz hat sich die Technologie um ihrer selbst willen nie als erfolgreich erwiesen, und es ist entscheidend, Prioritäten zu setzen, was Sie zuerst in Angriff nehmen sollten. Bevor Sie sich auf die Suche nach neuen Lösungen begeben, finden Sie hier einen kleinen Leitfaden, der Ihnen helfen soll, einzuschätzen, wo Sie bei Ihren verschiedenen Anbietern stehen und was Sie tun können, um Ihre Ausgaben, Abonnements und Partnerbeziehungen zu optimieren.

 


 

Die Grundlagen schaffen

Beginnen Sie mit der Auflistung all Ihrer verschiedenen Tools und Dienstleistungen, sei es Ihr Revenue-Management-System oder Ihre Online-Marketing-Agentur. Natürlich ist es unerlässlich, dass Sie die Originalverträge für jeden von ihnen haben, um diese Übung gründlich durchführen zu können. Ermitteln Sie die Kosten für jede App, wer in Ihrem Team sie nutzt, und unterhalten Sie sich mit ihnen, um ihren wahrgenommenen Wert zu verstehen.

Technologie fungiert nur als Ermöglicher für Ihr Unternehmen, und während Sie sich auf das "business as usual" konzentrieren, neigen Sie dazu zu vergessen, wie viele verschiedene Systeme Sie implementiert haben und was Sie tatsächlich für jedes davon bezahlen. Daher ist es wichtig, "Stars" & "Dogs" zu identifizieren, wie Sie es in einem Rahmen für die Entwicklung von Speisekarten in Restaurants tun würden.

Sobald Sie alle Technologieanbieter Ihres Hotels erfasst haben, ist es an der Zeit, Ihren Beziehungsstatus zu bewerten, um zu wissen, wo die Flexibilität liegt. Lesen Sie für jeden einzelnen von ihnen den Vertrag durch und finden Sie es heraus:

  • Die zuständige/verantwortliche Person für den Vertrag
  • Startdatum
  • Enddatum
  • Datum der Erneuerung
  • Kündigungsfrist (Anzahl der Tage vor Vertragsende, die für eine Kündigung in Frage kommen. Dies kann je nach Anbieter bis zu 6 Monate dauern)
  • Automatische Verlängerungen Laufzeiten & Zeitraum
  • Kündigungsmethode (über die App, per E-Mail oder per Einschreiben)

 

Zeit zum Eintauchen 

Jetzt haben Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um mit der Analyse zu beginnen, welche Bedeutung Ihre Tools für Ihr Unternehmen haben und wie die jeweiligen Abos aussehen. Bevor Sie harte Entscheidungen treffen, könnte es Raum für die Senkung Ihrer laufenden Kosten geben, indem Sie z.B. neu evaluieren, wie viele Personen das Tool wirklich benötigen oder welches Supportpaket an Ihre Anforderungen angepasst ist. Vielleicht benötigen einige Ihrer Tools keinen 24/7-Support, da sie nicht ausschlaggebend für den Betrieb sind, oder vielleicht brauchen nicht alle Teammitglieder Zugang zu dem Tool und jemand kann bei Bedarf Berichte für sie exportieren.

Besprechen Sie mit den Verantwortlichen für die einzelnen Systeme, wie Sie jede Lizenz oder jedes Abonnement auf der Grundlage der verfügbaren Preispläne und Ihrer aktuellen Struktur optimieren können:

  • Ist die Preisgestaltung pro Arbeitsplatz (Benutzer)/Monat? Schauen Sie dann nach, ob Sie alle ausgeschiedenen Teammitglieder entfernt haben oder ob wirklich jeder den vollen Zugriff benötigt (bei Tools wie Mitarbeiter kommunikations-Tools oder Sales & Catering ist das normalerweise so)
  • Hatten Sie jemals Ausfallzeiten mit dem Tool und wie war die Reaktionszeit? Wenn die Anwendung (fast) nie abgestürzt ist, warum brauchen Sie dann starke SLAs oder Support-Pakete, die Sie mehr Geld kosten?
  • Haben einige Ihrer Instrumente überlappende Funktionalitäten, die es Ihnen ermöglichen würden, eines davon zu verwerfen, um Ihre Ausgaben zu reduzieren?
  • Nutzen Sie alle oder nur einen Bruchteil der Funktionalitäten der einzelnen Apps und könnten Sie auf einen billigeren Plan mit weniger Funktionen zurückstufen?

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist das, was wir "Schatten-IT-Kosten" nennen. Es gibt viele verschiedene Formen davon: Sicherheitslücken, Investitionen in die falsche Lösung, Überbezahlung von Lizenzen oder Netzwerkkosten. Hier werden wir uns auf die Überbezahlung von Lizenzen konzentrieren, da dies eine der häufigsten Formen der Schatten-IT in Hotels ist. Die Idee ist, dass einige Mitarbeiter Ihres Hotels oder Ihrer Gruppe bestimmte Systeme abonniert haben, ohne von der IT-Abteilung oder dem Generaldirektor "grünes Licht" zu erhalten. Wenn man sich die Marketingabteilungen von Hotels anschaut, ist es recht typisch, dass einige Teammitglieder kleine Tools abonnieren, um beispielsweise ihre Prozesse zu automatisieren oder die Website-Analyse zu verbessern.  

Ein anderes Beispiel könnte sein, dass mehrere Hotels aus der Gruppe oder Mitarbeiter eines unabhängigen Hotels eine Dienstleistung individuell abonniert haben, anstatt einen Top-down-Ansatz durch die IT-Abteilung zu verfolgen, um einen Mengenrabatt auszuhandeln. Für ein unabhängiges Hotel ist die Lösung dieses Problems "relativ" einfach, aber dennoch zeitaufwendig, da es einen Blick auf die Transaktionshistorie in Ihrem Bankkonto erfordert. Für größere Organisationen kann dies ein Alptraum sein, den es nachzuholen gilt. 

Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter befragen, um zu erfahren, ob sie bestimmte Abos über das Unternehmen abgerechnet haben (z.B. Linkedin oder Xing Premium für Verkaufsteams oder Sketch oder Photoshop für das Marketing), die Ihnen oder Ihrer IT-Abteilung möglicherweise nicht bekannt sind. Nutzen Sie bei dieser Gelegenheit auch die Möglichkeit, nach Meinungen über die Zufriedenheit zu fragen, die jeder einzelne Mitarbeiter mit seinen Tools hat, um gute und schlechte Äpfel zu identifizieren, damit Sie wissen, was Sie rausschmeißen sollten, oder um eine bessere Alternative zu finden.

 

Setzen Sie Ihren Verhandlungshut auf

Sobald Sie über alle Verträge auf dem Laufenden sind, können Sie damit beginnen, potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu ermitteln und gleichzeitig den Erfolg Ihres Unternehmens zu Ihrer obersten Priorität zu machen. Nicht alle Anbieter werden zu Verhandlungen bereit sein. Während Startups in der Regel eine "kundenorientierte" Mentalität haben, sind große Unternehmen möglicherweise nicht sehr flexibel. Denken Sie auch daran, dass angesichts der derzeitigen Technologielandschaft die großen Unternehmen höchstwahrscheinlich diejenigen sind, die Ihre geschäftskritischen Systeme bereitstellen. Beginnen Sie daher damit, sich Ihre Nischensysteme (Mitarbeiterkommunikations-Tools, Upselling, Tools zur Website-Konvertierungs-Tools) anzusehen und gehen Sie von dort aus weiter. Oben haben wir bereits einige Aspekte angesprochen, die es Ihnen ermöglichen würden, Kosten zu senken, ohne verhandeln zu müssen. Hier sind einige Ideen, wie Sie mit Ihren Anbietern zusammenarbeiten können, um eine gemeinsame Basis zu finden, die für beide Seiten geeignet ist:

  • Bitten Sie um einen variablen Kostennachlass entweder auf Ihre Belegungsrate, Ihren Umsatz oder die Nutzung des Tools (einige Anbieter haben die Rechnungsstellung an Kunden eingestellt, bis sie eine Belegung von 50% erreicht haben).
  • eine Vertragsverlängerung oder einen längeren Verlängerungszeitraum als Gegenleistung für einen Rabatt vorschlagen

Mit dem Aufkommen von Software as a Service und dem Wechsel zu Cloud-basierten Plattformen wird die Anzahl der verschiedenen Systeme, die für den Betrieb Ihres Hotels erforderlich sind, in den kommenden Jahren zunehmen. Aus diesem Grund ist es ein guter Zeitpunkt, damit zu beginnen, alle Ihre Software-Abonnements und Verträge in einer einzigen Ansicht zu zentralisieren, um stets den Überblick über Endtermine, automatische Verlängerungen und Kosten zu behalten. Bei Hotelhero steht die Erleichterung dieses Prozesses für Hoteliers im Mittelpunkt unserer Mission, unser neues Vertragsmanagement Tool unterstützt sie bei diesem Prozess.

Über den Autoren

Thibault ist einer der Mitbegründer von Hotelhero, der Software-Empfehlungs- und Bewertungsplattform für die Hotelbranche. Bevor er Hotelhero gründete, absolvierte er sein Studium an der Ecole Hotelière de Lausanne und arbeitete im Soho House, im Restaurant Pierre Gagnaire mit drei Michelin-Sternen und vor kurzem im Marketing des Schweizer Lebensmitteltechnologie-Startups Flatev. Mit seiner Leidenschaft für Hotels, exzellenten Service und Technologie gründete er Hotelhero in der Überzeugung, dass unabhängige und kleine Kettenbetreiber die Technologie zum Besseren nutzen sollten.