Digitale Vertragsverwaltung in der Hotellerie (INFOGRAPHIK)
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Digitale Vertragsverwaltung in der Hotellerie (INFOGRAPHIK)

Von Thibault Gence23. März 2021

Hotelhero hat eine Umfrage mit mehr als 300 Hoteliers in ganz Welt durchgeführt, um besser zu verstehen, wie Hotels ihre Vertragswesen verwalten und die damit verbunden Kündigungsfristen, Kosten und zugehörige Dokumente nachverfolgen. Die Ergebnisse zeigen, dass die Hotelbranche bei der Digitalisierung dieses administrativen Prozesses hinterherhinkt. Dennoch teilen die meisten Befragten, vor allem angesichts von COVID, das Hoteliers dazu zwingt, ihre Häuser aus der Ferne zu steuern, ihre Frustration über dieses Thema und planen, das Problem in naher Zukunft anzugehen. Vertragsmanagement-Lösungen ermöglichen es Hotelunternehmen, alle Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass finanzielle und rechtliche Risiken gemildert werden.

 

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Die wichtigsten Erkenntnisse

Unsere Studie zeigt, dass die Branche bei diesem Thema noch weit hinterherhinkt. 81 % der befragten Hotels gaben an, dass Vertragsdokumente und -daten nur teilweise oder noch gar nicht digitalisiert sind. Dabei bewahren fast 40 % der Betriebe ihre Dienstleister- und Lieferantenverträge noch in Papierordnern auf. In einer sich schnell entwickelnden Welt mit neuen spezifischen Anbietern, einer rasant steigenden Anzahl von Verträgen und sehr unterschiedlichen Vertragsmodalitäten nimmt die Komplexität des Vertragsmanagements zu.

Vor allem Hotels und Hotelgruppen haben komplexe Organisationsstrukturen mit vielen Mitarbeitern, die auf unterschiedlichen Ebenen Entscheidungsbefugnisse haben. Daher werden Leistungs- und Lizenzverträge in allen Phasen des Geschäftslebenszyklus abgeschlossen. Ohne standardisierte Arbeitsabläufe setzen die Mitarbeiter ihre Organisation finanziellen und datenschutzrechtlichen Risiken aus. Dennoch gaben 90 % der Befragten an, dass ihre Organisation noch kein spezifisches Vertragsmanagement-System hat.

77 % der Befragten gaben an, dass sie ihren Vertragsmanagementprozess deutlich verbessern könnten, da unvorhergesehene Fälligkeiten oder verpasste Kündigungsfristen sowie ein schlechtes Management von Vertragsdokumenten ihr Unternehmen ernsthaft gefährden können. Zum Beispiel erhalten heute nur 16 % der befragten Betriebe Benachrichtigungen über automatische Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen. 

 
Über den/die AutorIn

Thibault ist einer der Mitbegründer von Hotelhero, der Software-Empfehlungs- und Bewertungsplattform für die Hotellerie. Bevor er Hotelhero gründete, absolvierte er die Ecole Hotelière de Lausanne und arbeitete im Soho House, im Restaurant Pierre Gagnaire und zuletzt im Marketing des Food-Tech-Startups Flatev. Mit seiner Leidenschaft für Hotels, Service-Exzellenz und Technologie gründete er Hotelhero aus der Überzeugung heraus, dass unabhängige und kleine Kettenbetreiber die Technologie zum Besseren nutzen sollten.

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